Değerli muhataplarımız,

Bilgi güvenliği ve kişisel veri güvenliğine büyük önem veriyoruz. Rotel İç ve Dış Ticaret A.Ş. olarak kişisel veri güvenliği hakkında açıklama yapmak isteriz.

Şirketimiz ile ilgili kişisel veri güvenliği genel kurallarımızı ve bilgi güvenliği politikamızı değerli tüm muhataplarımızla web sayfamız üzerinden paylaşmış bulunuyoruz. Gerekli hallerde güncelleyip tekrar sizlere duyuracağız.

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Hakkında Bilgilendirme

Rotel İç ve Dış Ticaret A.Ş. olarak kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere ilgili kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenleyen 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) hakkında sizleri bilgilendirmek istiyoruz.

Kanunla İlgili Bazı Terimler, Tanımlar

Kişisel veri:  Bu kanun kapsamında kişisel veriler “kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi” olarak; işleme ise “kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem” olarak tanımlanmaktadır. Özel nitelikli kişisel veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri gibi bilgilerdir. Kişisel verilerin işlenmesi: “Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi” şeklinde ifade edilmektedir. Açık Rıza: Kişisel veriler ile ilgili “belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza” şeklinde tanımlanmıştır.  Veri Sorumlusu olarak kanun kapsamında yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla sizleri bilgilendirmek ve açık rızanızı almak isteyebiliriz.

Aydınlatma Metninin Amacı ve Rotel İç ve Dış Ticaret A.Ş. Veri Sorumlusu Olarak Konumu

Rotel İç ve Dış Ticaret A.Ş. için hizmet verdiği yurt içi ve yurt dışı müşterilerine, çalışanlarına, tedarikçilerine, paydaşlarına, ziyaretçilerine ve kurumla bağlantısı olan diğer kişilere, kişisel verilerin korunması kapsamında 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) 10. maddesindeki aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek amacıyla bu metni hazırlamış bulunuyoruz. Rotel İç ve Dış Ticaret A.Ş. Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Aydınlatma metnini yürürlükteki mevzuatta yapılabilecek değişiklikler çerçevesinde güncellenecektir. Şirketimiz için aydınlatma yükümlülüğümüzü KVKK Komitesi koordinasyonunda, internet sayfamız üzerinden, duyuru panolarımızdan, yapabileceğiz.

Gerçek Kişilere Ait Kişisel Verilerin İşlenme Amacı ve Aktarımı

Rotel İç ve Dış Ticaret A.Ş. yasalar çerçevesinde amaçla kısıtlı olmak üzere, tedarikçisi olduğumuz gıda içeriklerinin, satışlarını gerçekleştirebilmek, bu ürünlerin pazarlama çalışmalarını yapabilmek, taleplerinizi alabilmek, satın alma süreçlerini yürütebilmek, ödemelerinizi, tahsilatlarınızı yapabilmek, iş başvurularınızı işleme koyabilmek; dağıtım ve hizmet süreçlerimizi iyileştirmek, aracılık hizmetlerimizi kesintisiz sürdürebilmek için matbu ve dijital ortamlar üzerinden kişisel verilerinizi işliyoruz. Kişisel verileriniz Türkiye Cumhuriyeti yasaları çerçevesinde kamu hizmetleri kapsamında yetkili adli ve idari makamlarla, bize hizmet veren kurumların kurumumuz adına iş yapabilmelerini sağlamak amacıyla kısıtlı olmak üzere bazı kişisel verileriniz iş yaptığımız firmalara, kurumlara yasalara uygun olarak aktarılabilmektedir.

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kişisel Verilerin İşlenme Şartlarını ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verilerinin işlenmesini mümkün kılan şartlar sıralanmıştır;

Kanunlarda açıkça öngörülmesi.

• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
  İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

Kurumumuz tarafından kişisel verileriniz şu amaçlarla kullanılmaktadır:

• Ürün ve siparişlerinizi almak amacıyla depomuza geldiğinizde kimlik, ruhsat, şasi numarası, plaka bilgilerinizin alınması,
• Tedarikçisi olduğumuz gıda içeriklerinin pazarlama ve satış çalışmalarının yapılması,
• Ödeme işlemlerinin yapılabilmesi için ROTEL tahsilat sistemine yönlendirilerek kredi kartı bilgilerinin alınması,
• Gıda içeriklerindeki yeni fırsatlarının müşterilerimize iletilmesi,
• Tedarik zincirinde kullanılacak, kişisel verilerin dağıtım ve teslimat için alınması,
• İşyeri ve depo ziyaretleri sırasında iş sağlığı ve güvenliğinin sağlanması,
• İnternet sayfamız/mobil uygulamalarımız üzerinden sitemizi, uygulamalarımızı kullananlardan “çerez politikası” gereği IP adresi ve benzeri bilgilerin toplanması,
• Kurumumuzla iş amaçlı bağı bulunan kişilerin iletişim bilgilerinin alınması,
• İş akitlerinin, sözleşme koşullarının güncellemeleriyle ilgili gerekli iletişimin sağlanması,
• Kamu güvenliği ve kamu sağlığına ilişkin hususlarda talep halinde ve mevzuat gereği kamu görevlilerine bilgi verilmesi,
• Müşterilerimizden, ziyaretçilerimizden, tedarikçilerimizden gelen ürün ve hizmetlerle ilgili şikâyet ve önerilerin değerlendirilmesi, sorunların çözülmesi,
• Müşteri memnuniyeti çalışmalarının planlanması, yürütülmesi, müşteri talep, şikâyet, istek ve dilek temennilerinin takip edilmesi,
• Şirketimizi tarafından yapılan İş faaliyetlerinin planlanması ve yürütülmesi. İş ortaklarımız ve tedarikçilerimizin ihtiyacı olan bilgilerin verilmesi,
• Tedarik, lojistik ve dağıtım süreçlerinin gerçekleştirilmesi,
• Şirketimizin tesis, depo gibi fiziksel alanlarının güvenliğinin temin edilmesi,
• Müşterilerimizin, tedarikçilerimizin ve diğer ilgili paydaşlarımızın verilerinin güncelliğinin sağlanması,
• Şirketimizin finansal faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi,
• Kurumumuzda denetim faaliyetlerinin planlanması ve gerçekleştirilmesi,
• Yetkili kurum ve kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi,
• İş ve staj başvurularının değerlendirilmesi,
• İş birliği, ortak iş yapılması, tedarik ve taşeronluk iş ve işlemleri sırasında kullanılması,
• Sözleşmelerle ilgili yükümlülüklerin yerine getirilmesi. Yasal yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek ve yürürlükteki mevzuattan doğan haklarımızın kullanılması,
• Dolandırıcılık ve diğer yasa dışı faaliyetlerin önüne geçilmesi,
• Çalışanların iş sağlığı ve güvenliği kapsamında elde edilen sağlık bilgisi sonuçlarının sadece iş sağlığı ve güvenliği kapsamında yasalara uygun olarak toplanması,
• Depo, işyeri ve tesislerimiz içinde güvenlik kameraları vasıtasıyla ve görüntüleriyle kamu güvenliği ve iş güvenliğinin sağlanması,
• COVID-19 nedeniyle kamu sağlığı ve insan sağlığı için vücut ısı bilgisi, HES kodu sonucu bilgisi işlenmesi,

Üçüncü kişilere aktarım ve bunun nedenleri hakkında bilgilendirme

Rotel İç ve Dış Ticaret A.Ş. müşterilerimize, çalışanlarımıza, paydaşlarımıza, tedarikçilerimize ait kişisel verilerin üçüncü kişiler ile paylaşımı ilgili kişilerin izni çerçevesinde aydınlatma yükümlülüğü ve açık rıza alınarak gerçekleşmekte ve kural olarak çalışanlarımızın, müşterilerimizin, tedarikçilerimizin, paydaşlarımızın onayı olmaksızın kişisel verileriniz üçüncü kişilere aktarılmamaktadır.

Kişisel veriler veya bazı özel nitelikli kişisel veriler iş amaçlı, yasal yükümlülüklerimiz nedeniyle ve bunlarla sınırlı olmak üzere, kurumumuz adına yürüten yüklenicilerle, sosyal güvenlik kurumları ile yasal soruşturma ve kovuşturmalar için kolluk kuvvetleri ve mahkemeler ve diğer yetkili kamu kurumları ile kısıtlı olarak kişisel verileriniz paylaşılmakta ve bazı hallerde yasal çerçeve içinde bazı verileriniz aktarılmaktadır.

Üçüncü kişilere veri aktarımı sırasında hak ihlallerini önlemek için gerekli teknik, idari, teknolojik, sistemsel ve hukuki önlemler alınmaktadır. Tüm bu çalışmalarımızın hedefi bilgi güvenliği, kişisel veri güvenliği alanlarında ulusal ve uluslararası yasal şartları uyum sağlayabilmektir.

Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel veriler, matbu ortamlar, elektronik ortamlar, kameralar, yazılımlar, CD, DVD, USB, fotokopi, yazıcı, video, fotoğraf makinası, telefon, tablet, web sayfası gibi ortamlar üzerinden kısmen veya tamamen otomatik olarak ya da herhangi bir kayıt sisteminin parçası olarak kişisel veri toplanmaktadır. Bu kişisel veriler İş Kanunu gereği, İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatı gereği, İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun gereği, 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Kanunu gereği, Türk Ticaret Kanunu gereği, Türk Borçlar Kanunu, Türk Ceza Kanunu, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu gibi ilgili diğer mevzuat gereği toplanmaktadır. Kişisel verileriniz, bir sözleşmenin ifası için, kanunlarda öngörülmesi halinde; bir hukuki yükümlülüğün yerin getirilmesi amacıyla, veri sorumlusunun meşru menfaati gereği veya farklı yasal hukuki sebeplerle toplanmakta ve işlenmektedir.

Rotel İç ve Dış Ticaret A.Ş. olarak kişisel veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklerimiz

• Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,
• Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak, amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almak zorundadır.
• Veri sorumlusu, kişisel verilerin kendi adına başka bir gerçek veya tüzel kişi tarafından işlenmesi hâlinde, birinci fıkrada belirtilen tedbirlerin alınması hususunda bu kişilerle birlikte müştereken sorumludur.
• Veri sorumlusu, kendi kurum veya kuruluşunda, bu Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmak zorundadır.
• Veri sorumluları ile veri işleyen kişiler, öğrendikleri kişisel verileri bu Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamaz ve işleme amacı dışında kullanamazlar. Bu yükümlülük görevden ayrılmalarından sonra da devam eder.
• İşlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, veri sorumlusu bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurula bildirir. Kurul, gerekmesi hâlinde bu durumu, kendi internet sitesinde ya da uygun göreceği başka bir yöntemle ilan edebilir.

Kişisel Veri Sorumlusu Olarak İlgili Kişilerin Sizlerin Hakları

6698 sayılı kanunun 11. maddesi uyarınca veri sahipleri:

• Kendileri ile ilgili kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

Kişisel verilerinizi saklama ve imha süreleri ve imha yöntemleri

Şirketimizde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Muhafazasına gerek kalmayan veriler, bilgiler, dokümanlar ilgili iç mevzuatımız ve yasal mevzuatlara uygun olarak güvenli bir şekilde imha edilir. Kişisel veriler; Başta 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu olmak üzere, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,  5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu, Türk Ceza Kanunu, 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun, 4857 sayılı İş Kanunu,   İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik gibi sair kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır. İmha işlemleri kâğıt geri dönüşümü, kırpma, elektronik cihazları tahrip, dijital verileri ile güvenli bir şekilde silinerek yapılmaktadır. Şirketimiz kişisel verileri gerekli hallerde anonimleştirerek kullanabilecektir.

6698 sayılı kişisel verilerin korunması kanunu kapsamıyla ilgili olmak üzere ilgili kişi ile iletişim

Söz konusu hakların kullanımına ilişkin talepler, kişisel veri sahipleri, ilgili kişiler tarafından https://www.rotel.com.tr/kvkk/ adresinde yer alan 6698 sayılı Kanun Kapsamında Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunmasına ilişkin mevzuatta belirtilen yöntemlerle iletilebilecektir. Rotel İç ve Dış Ticaret A.Ş. ilgili kişilerin söz konusu taleplerini değerlendirerek 30 gün içerisinde sonuçlandıracaktır. İlgili kişi olarak 6698 sayılı kanun ile ilgili taleplerinizi, Başvuru ve Aydınlatma Yükümlülüğü sayfamızdan gerçekleştirebilirsiniz.

Kabul etmeme ve iptal hakkının kullanılması hakkında

Kanun kapsamında kişisel veri kullanımıyla ilgili olmak üzere her türlü soru ve görüşleriniz için İlgili Kişi Başvuru Formu ve Aydınlatma Yükümlülüğü sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz. Yukarıda yaptığımız açıklamalarla, sizleri bilgilendirmiş ve Aydınlatma Yükümlüğümüzü yerine getirmiş bulunuyoruz. Kişisel verilerinizin silinmesini, güncellenmesini, anonimleştirilmesini, yok edilmesini veya kişisel verinizle ilgili başka yasal taleplerinizi bize taleplerinizi iletebilirsiniz. İlgili kişi olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun olarak mümkün olan en kısa süre içinde ya da yasal süreler içinde sizlere cevap verilecektir.

KVKK veri minimizasyonu ilkesi gereği, şirketimiz iş öncesi/esnasında/sırası/sonrasında iş yapabileceği minimum kişisel veriyi işleme prensibine sahiptir.

Başvuru Yapacağınız Veri Sorumlusunun Kimliği ve Açık Adresi

Veri Sorumlusu: Rotel İç ve Dış Ticaret A.Ş.

Adresimiz: Sümbül Sokak No:57, Levent, 34330 İstanbul / Türkiye

E-Posta: kvkk@rotel.com.tr

KEP: rotel@hs01.kep.tr

Mersis No: 0735002569400012

İletişim Linki: https://www.rotel.com.tr/kvkk